Effizienz in der Mailbearbeitung

Kennen Sie das Problem? Sie erhalten jeden Tag mehr als 100 Mails und wissen genau, dass Sie ganz viele Themen nur am Rande oder gar nicht interessieren! Sie lesen diese Mails aber trotzdem, um hinterher genau das festzustellen, was Sie vorher schon geahnt hatten? Die Liste der Empfänger ist endlos und es wird einfach jede Mail weitergeleitet?

Ihr Postfach kostet Sie viel Zeit und Aufwand? Sie haben zu wenig Zeit für Ihre Mitarbeiter?

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Sie führen in Ihrem Verantwortungsbereich ein, das jeder, der eine Mail weiterleitet in den Betreff schreibt, warum die Mail weitergeleitet wurde! Ich garantiere Ihnen, dass ihr Postfach schlagartig weniger belastet ist und die Anzahl der für Sie uninteressanten Mails rapide abnimmt.

Allein die Tatsache, das man sich Gedanken darüber machen muss, warum leite ich jetzt diese Mail weiter, hilft gegen das stupide Drücken des „Weiterleiten-Buttons“.

Natürlich müssen Sie sich auch selbst daran halten.

Wie oft erhalten Sie Mails mit Anfragen von Mitarbeitern aus dem Nachbar-Büro, obwohl Sie anwesend und erreichbar sind?

Sie können Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber sprechen, dass innerhalb eines Hauses oder einer Liegenschaft eine bestimmte Kommunikations-Reihenfolge eingehalten wird.

  1. immer zuerst das persönliche Gespräch
  2. danach das Telefonat
  3. erst dann die Mail

Auch das führt zur Entlastung Ihres Postfachs. Außerdem fördert es den Austausch mit Ihren Mitarbeitern. Sie werden viel mehr wahrgenommen.

Was machen Sie nach dem Urlaub mit Ihrem Posteingang?

Sie haben mehr als 1000 Mails und arbeiten Sie durch? Vergessen Sie es!

Machen Sie einfach mal folgenden Versuch:

Löschen Sie alle Mails bis auf die letzten 2-3 Tage. Schließlich hatten Sie ja einen Vertreter im Urlaub, der Ihre Geschäfte mit betreut hat. Lassen Sie sich alle wichtigen Informationen persönlich geben und natürlich auch die wichtigen Mails.

……..und falls tatsächlich mal eine wichtige Mail gelöscht wird. Der Absender wird sich melden und es macht ja nichts, von seiner Vorgehensweise zu berichten. Dafür wird jeder Verständnis haben. Es kann ja immer mal eine Mail untergehen.

Sie können sich viel eher um ihr Tagesgeschäft kümmern und müssen dafür nicht evt. noch Überstunden machen. Ihre Erholung aus dem Urlaub erhalten Sie so nachhaltig länger.

Versuchen Sie es!