Haben Sie sich auch schon Gedanken gemacht, wie Sie Personalkosten senken können?

Gerade in sehr personalintensiven Bereichen ist das immer eine Betrachtung wert. Die Frage ist allerdings, wo Personalkosten eingespart werden können: Für den wohl naheliegendsten Gedanken sage ich Ihnen gleich: Beim Gehalt zu sparen ist keine gute Idee. Unternehmen ohne Tarifbindung zahlen häufig auch nur Mindestlohn.

Ein weiterer, ebenso naheliegender Gedanke wäre, die Produktivität zu erhöhen, um weniger Personal zu benötigen. Das ist auch keine besonders gute Idee, weil das vorhandene Personal einfach nur stärker belastet wird. Dann bleibt noch, die Kosten für Personal zu senken, indem auf Leih-und Zeitarbeit ausgewichen wird. Kurzfristig interessant, aber mittel- und langfristig nicht sinnvoll – sorry.

Was bleibt also?

Das ist letztendlich doch relativ trivial. Senken Sie Ihre Personalkosten, indem sie die Ausfallzeiten Ihrer Mitarbeiter durch Krankheit senken und zusätzlich noch die Fluktuationsquote bearbeiten. Sie denken jetzt: „Ich kann doch keine Krankenverfolgung machen?!“ Richtig, aber das ist auch überhaupt nicht das Ziel. Es gilt herauszufinden, wo die Treiber liegen!

Sie denken, Sie haben bisher alles getan? Ich sage: Mitnichten! Ich möchte ein Beispiel aus der Branche der Callcenterdienstleister nehmen, weil hier sehr hohe Ausfallzeiten durch Krankheit und eine hohe Fluktuation vorherrschen. Gehen wir von folgendem Szenario aus:

• Ihr Callcenter hat 100 operative Mitarbeiter, davon 4 Führungskräfte
• Ihre Gesundheitsquote liegt bei 85% über das Jahr
• 99% aller Personalausfällen werden von den Mitarbeitern verursacht
• ihre Fluktuationsquote beträgt 30% über das Jahr

Daraus resultiert:

• Da ständig 15% der Mitarbeiter fehlen, können die zugesagten oder prognostizierten Forecasts nicht eingehalten werden
• Bei Dienstleistern führt das in der Regel zu Maluszahlungen an den Auftraggeber, bei internen Call- und Contactcentern zu erheblichem Druck auf die operativen Einheiten, um die Planungsdaten einzuhalten
• Durch die Tatsache, dass über das Jahr gesehen noch rd. ein Drittel des Personals das Unternehmen wieder verlässt, muss aufwändig nachrekrutiert werden.
• Das führt zu einer erheblichen Belastung des Trainingsbereichs, der dafür Unterstützung aus der Operativen benötigt.
• Dafür ziehen sie 2-3 sehr gute Mitarbeiter aus der operativen Tätigkeit heraus, um die Schulungen zu unterstützen
• Somit fehlen Ihnen weitere 3 Leistungsträger
• Ihre Produktivität und Qualität sinkt, in vertrieblichen Hotlines zusätzlich noch die Vertriebskennzahlen. Auftraggeber und Vorgesetzte machen Druck auf die Kennzahlen
• Die Belastung der Mitarbeiter steigt.

Wie reagieren nun die Mitarbeiter und die Führungskräfte auf diese Situation? Häufig wird der Kennzahlendruck durch die untergeordnete Führungsebene 1:1 an die Mitarbeiter weitergegeben. Das führt – Sie ahnen es nun bereits – zu erhöhtem Ausfall durch Krankheit und zu einer höheren Fluktuation.

Wir könnten das nun ewig so weiterspinnen – so geht es in die Abwärtsspirale! Die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und die Frustration steigt.

Durch sinkende Produktivität und Qualität, sowie durch evt. sinkende Vertriebserfolge sinkt die Wirtschaftlichkeit. Der Standort ist in Gefahr und der Ruf des Unternehmens ebenfalls.

Lassen Sie uns das Einsparpotential durch geeignete Gegenmaßnahmen einmal betrachten:

Gehen wir davon aus, dass jeder Mitarbeiter pro Ausfalltag 200€ kostet, sieht die Rechnung folgendermaßen aus.

15% Personalausfall durch Krankheit = 15 Mitarbeiter * 200 Arbeitstage * 200€ = 600.000€

Dazu kommen dann noch die 3 Mitarbeiter, die operativ nicht zur Verfügung stehen, sowie die Kosten für Rekrutierung, Ausbildung und Qualifizierung. Rechnen Sie dazu noch die Maluszahlungen an den Auftraggeber und den Ausfall von Bonuszahlungen durch Nichterreichen der Ziele.

Flach gerechnet landen Sie dann bei ca. 800.000-900.000€, vielleicht sogar mehr!

Gelingt es Ihnen, die Krankheitsquote um 3% pro Jahr zu senken, dann sieht die Rechnung folgendermaßen aus:

12% Personalausfall durch Krankheit = 12 Mitarbeiter * 200 Arbeitstage * 200€ = 480.000€

Sie müssen weniger rekrutieren, ausbilden und qualifizieren. Ihr Einsparpotential liegt bei rd. 200.000€ pro Jahr bei einer Senkung der Krankheitsquote um 3% und einer Senkung von Fluktuation durch die damit verbundenen positiven Einflüsse. Zugegeben, die Zahlen bei Fluktuation und Einsparung für Ausbildung und Qualifizierung sind geschätzt. Trotzdem ist das der große Hebel.

Sie müssen folglich nicht bei den Mitarbeitern ansetzen, sondern bei den Führungskräften und diese dazu befähigen, mit diesen Zahlen umzugehen und zu managen. Hier bieten wir Ihnen unsere Unterstützung und Beratung an – nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

Wer es noch einmal nachlesen möchte: Zum Thema Führungskräfte habe ich in den vorhergehenden Blogs ausführlich Stellung genommen! HIER gehts zur Themenübersicht.